建立合約模板制度，要注意哪些眉角？

📌 建立合約模板制度，要注意哪些眉角？

許多公司在管理合約時，都會想建立一套「範本制度」，

希望能加快作業速度、降低錯誤風險、提升一致性。

但實務上，常常會出現這樣的情況——

合約範本做出來了，卻沒人願意用；

或是每個人都「自訂修改」，結果版本越來越亂；

甚至到了某一天，連自己公司的人都不確定：哪一版才是最新的？

這時候就會發現：

建立合約模板不是把一份合約寫好就結束了，反而只是開始。

🔍 那麼，建立合約模板制度，到底該注意什麼？

不要只問「法務覺得怎樣」，要問「使用者需要什麼」

有些模板是「從法律觀點完美」的版本，但對業務或採購來說，用起來非常卡。

條款太難懂、選項太少、沒有彈性，都會讓第一線人員直接選擇「不想用」。

版本管理要有制度，而不是「問誰有最新版本」

很多公司都有範本，但每次使用時，大家都去翻舊信件、問前同事、挖舊檔案……

結果就是：同一家公司裡，同一份合約類型，出現三種不同版本。

建立模板制度，必須配套一個清楚的管理方式——

誰負責更新？版本怎麼控管？過期的怎麼淘汰？

要讓大家知道「什麼可以改、什麼不能碰」

不是給一個 Word 檔就算交接。

要清楚標示哪些條款是固定不能動的（例如授權條件、付款條件），

哪些可以依情況調整（例如聯絡窗口、附件格式）。

當大家對「可改範圍」有共識時，

才不會發生「你改這個我以為可以，結果踩雷了」的情況。

💡 合約模板，其實是一種溝通的起點

它是公司內部對外合作時的「基本語言」。

語言不清楚，就會各說各話；

語言不統一，就容易誤解、出錯、甚至產生爭議。

所以與其說是寫一份範本，不如說是在建立一種制度——

讓公司裡的每個角色，能有同樣的起點、清楚的框架、合理的彈性。

🛠 想建立合約模板制度時，不妨先問自己這三件事：

・這份模板，**是誰要用的？**他用起來順手嗎？

・這份模板，**誰來管理？**出了新版本，有人知道嗎？

・這份模板，**怎麼確保被好好使用？**可改不可改，有定義嗎？

—

📩 如果你正在思考怎麼建立（或重整）公司的合約模板制度，

讓合約流程更順、更穩、更有邏輯，

歡迎找我聊聊，我會用務實的方式，陪你一起搭建好這套基礎。

艾達諾昊，像夥伴一樣支持你。